A.M.I.R.T
4 August 2005, 02:58 PM
قابل توجه مدیر عزیز
گروه انفورماتيك- محمدتقي رسولي: در كنفرانسي كه اخيراً برگزار شد يكي از حضار شروع به صحبت درباره خدماتي از قبيل كنترل از راه دور كرد. مدير اين شركت به دنبال راهي براي كاهش هزينه هاي شركت بود، به همين دليل يك برنامه پست الكترونيكي جامع طراحي كرده و تعدادي رايانه دستي (نوت بوك) براي سرويس هاي خدماتي شركت خريداري و آنها را به تمام دفاتر نمايندگي اجاره داده بود تا گزارش كارهاي خود را با پست الكترونيك ارسال نمايند. نتيجه اين كار فاجعه بود چون به طور قابل توجهي افت فروش و سقوط قيمت ها و از آن بدتر نااميدي در بين كارمندان به حد اعلا رسيده بود.
مدير اين شركت روي اين تصور غلط و پيش پا افتاده كار مي كرد و مصمم بود كه براي فراهم كردن يك فعاليت مجازي بايد تمام ابزار و آلات الكترونيكي را به كار گرفت. در واقع اساس فكر او دور از واقعيت نبود. اين موضوع باعث شد مقاله اي در زمينه شركت هاي مجازي و مديريت مجازي عرضه كنيم.
اصطلاحاً به شركت هايي كه بسياري از امور و از جمله مديريت آنها به دلايل مختلف به صورت غيرحضوري و از راه دور انجام مي شود شركت هاي مجازي گفته مي شود.كنترل مجازي امور مجموعه اي از رقابت هاي تخصصي مديريتي است و تمام مديران بايد آن قدر كار كشته و با تجربه باشند كه بتوانند مشكلات را شناسايي و بر آنها غلبه كنند.
تجارت و دادوستد به طور غريزي فعاليت زيادي را طلب مي كند. ما در يك مدت كوتاه نمي توانيم ابزاري پيدا كنيم كه جايگزين قدرت ارتباط و پاسخگوي مشتريان به طور حضوري باشد. هر زمان كه ابزار و آلات الكترونيكي جايگزين فعاليت هاي فيزيكي روزمره شده است، به طور حتم همكاري و مشاركت روزانه كارمندان از دست رفته و احتمال ضرر و زيان و وجود مخالفان زيادي با اين اهداف شركت ها به وجود آمده است.
يكي از امتيازها و جذابيت هاي كنترل مجازي امور اين است كه كارمندان با فعاليت هاي خود و همچنين براي سوددهي بيشتر و بارور كردن محصولات به عهد و پيماني كه با سازمان مربوطه مي بندند عمل مي كنند زيرا همواره احتمال كنترل نامحسوس توسط مافوق را مي دهند. اين امر بارها و بارها طي آمارگيري ها به ثبت رسيده است. به هر حال با توجه به اين تجربيات به نظر مي رسد كه اگر مديران مربوطه گوش به زنگ مشكلاتي كه در كمين هستند نباشند در درازمدت با كاهش دادوستدهاي خصوصي و غيرتشريفاتي و فضاي نامناسب كاري بين كارمندان و مديران آن فاصله چشمگيري به وجود خواهد آمد.
مراحلي وجود دارد كه مديران مي توانند از ابتدا از بروز اين مشكلات جلوگيري كنند. هرساله در جهان بر ارزيابي اين امر كه آيا اداره امور از راه دور و به صورت مجازي هنوز مفيد مي باشد يا نه و همچنين مزيت استقرار كارمندان و ديگر امتيازهاي ارتباط نزديك با مشتريان و در ارتباط نبودن با مراكز فني اطلاع رساني و به علاوه ضرر و زيان وارده و ميزان فعاليت هاي داخلي بررسي هاي زيادي صورت مي گيرد. با اين تكنولوژي صنعت جهان نسبت به راه و روش سنتي كه وجود داشت رشد و پيشرفت قابل توجهي خواهد داشت.
عواملي كه مديران براي يك فعاليت مجازي احتياج دارند:
۱- آموزش: بايد مطمئن شويم كه حداقل مديران رده بالا قسمتي از وقت خود را به فعاليت هاي مجازي مي پردازند. به طور كلي هيچ چيز يا هيچ كس را نمي توان جايگزين مديري كرد كه كنترل قسمت هاي حساس شركت را برعهده دارد . تنها يك شركت مجازي است كه بايد به طور مجازي مديريت شود. اگر يك مدير در دفتر خودش و بدون هيچ تماس و هيچ كنترلي بر فعاليت هاي شركت باشد، به طور حتم مي توان ورشكستگي آن شركت را تضمين كرد. به اين معني كه شما از مسايلي كه در شركت مي گذرد هيچ اطلاعي نداريد و حتي نمي توانيد اهميت موضوعات را به كارمندان انتقال دهيد.
به طور مثال در اين فعاليت مجازي ما ياد مي گيريم كه چه طور از رايانه استفاده كنيم. در فعاليت مجازي امور از سرعت بالايي برخوردار مي باشد و يك مدير بايد خودش را در يك فرهنگ و موقعيت مجازي آموزش دهد، كه هر وقت مشكلي رخ مي دهد توانايي حل آن را داشته باشد. نرم افزارهاي خيلي كامل و مفيدي وجود دارند كه علاوه بر كنترل مجازي آموزش هاي خوبي نيز به مديران مي دهند و مهارت هاي رايانه اي آنان را بالا مي برند.
۲- بازديد مكرر از دفاتر شركت از راه دور: فعاليت حضوري مديران و كارمندان در دفاتر در واقع سود چنداني براي جلب مشتري ندارد بلكه فقط در تقويت روابط مديران و كارمندان سودمند مي باشد. با اين حال بسياري از شركت ها هنوز اعتقاد دارند كه مديريت مي بايست هر روزه و حضوري باشد.
در بسياري از شركت هاي معتبر جهان مديران رده بالا هر شش هفته يا هشت هفته يك بار ملاقات حضوري دارند و به بررسي مسايل مربوطه و ترسيم آماري و استراتژي كار مي پردازند. در هر جلسه مديران با كارمنداني كه در ديگر دفاتر مي باشند همفكري كرده و حتي جلسات پرسش و پاسخ دارند و به هر كسي كه هر انتظاري از شركت و فعاليت هاي شركت چه به طور شفاهي يا چه به طور كتبي دارد اجازه مي دهند كه سؤالات خود را مطرح كند.
۳- اطمينان از وجود امكانات: مديران بايد مطمئن شوند كه كارمندان فضاي كار مناسب و امكان ارتقاء و سوددهي بيشتر را دارند. بنابر تجربيات يكي از دلايل اصلي كه باعث تنزل بازدهي در سازمان هايي كه به صورت مجازي كنترل مي شوند نامناسب بودن فضاي كار مي باشد. فضاي كار عملي بسيار مهم تر از امكاناتي است كه شركت در اختيار كارمندان مي گذارد. حداقل يك اتاق كار مجزا و حتي يك خط تلفن و كامپيوتر براي پست الكترونيكي و فاكس در شرايط امروزه براي هر كارمند ايده آل بوده و او را بسيار دلگرم مي نمايد.
ولي تجارت يك مسابقه دو ماراتن مي باشد نه يك مسابقه دو سرعت .در نتيجه كارمندان، در اين زمان به يك كارگر ضعيف تبديل مي شوند كه كاهش فعاليت و ركود سودمندي خواهد داشت.
يكي از مهم ترين وظايف يك مدير اين است كه: كارمندان به اندازه كافي وقت استراحت و فضاي كار مناسب داشته باشند. مدير نبايد نگران كارمنداني باشد كه كم كاري مي كنند بلكه بايد نگران آنهايي باشد كه تا حد مرگ كار مي كنند. تمامي مديران بايد اهميت دفتر كار و خط تلفن و... را به كارمندان خود توضيح بدهند و اين مسأله را به آنها تفهيم كنند و در واقع اين امكانات شخصيت خاص و آرامش خوبي را در محيط كار به كارمندان مي دهد.
۴- ايجاد همدلي: كمك كنيم كه اتحاد بين كارمندان بيشتر شود چه آنهايي كه در دفتر مركزي هستند و چه آنهايي كه در خارج از دفتر مركزي هستند لازم است، كارمندان چه آنهايي كه در دفتر مركزي هستند و چه آنهايي كه در خارج از دفتر مركزي هستند زماني را با همكاران خود صرف كنند.
اين ملاقات هاي حضوري (رودررو) چه به طور منظم و يا به طور ساليانه فرصتي براي پيشرفت و ترقي در كارها مي باشد. وقتي كه يك مدير دستور كار و برنامه كاري را تنظيم مي كند بايد اين فرصت را به كارهاي اجتماعي بيشتر تخصيص بدهد. من معتقدم ارتباط دوستانه، شخصي بين كارمندان و يك احساس متعلق بودن به شركت اگر در آنها تقويت بشود يك نتيجه مؤثر و عالي خواهد داشت.
۵- پيدا كردن راه هايي براي جبران ضرر و زيان ملاقات حضوري: وقتي شما به يك سازمان مجازي تبديل مي شويد كارمندان شما حالات و رفتارهايي كه در شركت ها از قبيل فعل و انفعالاتي كه كارمندان در راهروي سازمان يا آسانسور يا در كنار آبخوري انجام مي دهند و باعث دلگرمي آنها و پيشرفت كار مي شود را از دست مي دهيد، راه هاي زيادي وجود دارد كه يك شركت مجازي مي تواند اين كمبودها را جبران كند. يكي از روش ها تشويق كارمندان به استفاده از پست الكترونيكي يا مكالمه تلفني و در حالت بهتر تماس تصويري مي باشد تا از حالات همديگر با خبر باشند.
يكي از روش هايي كه در شركت هاي بزرگ استفاده مي شود گماشتن يك نفر براي كمك به كارمندان است كه بدانند چه موقع حضوري يا چه موقع تلفني يا حتي چه موقع به صورت تصويري با هم در ارتباط باشند حتي وقتي كه به مشكل بزرگي برخورد مي كنند. اگر كارمندان قسمت عمده وظايفشان را از طريق پست الكترونيكي انجام مي دهند يك مشكل كوچك به يك مشكل بزرگ و وخيم تبديل مي شود. آموزش حل مشكلات از راه دور يكي از مسايل اساسي و مهم كنترل امور از راه دور مي باشد.
پيشنهاد من ايجاد يك شبكه گفت وگوي دوستانه در اينترنت است كه كارمندان در اوقات فراغت استراحت با هم در ارتباط باشند و با هم گپ بزنند.
۶- ايجاد حس اطمينان: از بين بردن احساسي كه بين كارمندان مي باشد مبني بر اين كه آنها برنامه هاي تجاري كه از قبل تهيه شده را از دست داده اند. از نظر روانشناسي يك مشكلي كه براي كارمندان وجود دارد، اين است كه آنها احساس مي كنند آنها بايد جاي ديگر فعاليت كنند، راه هاي زيادي وجود دارد كه مديران شركت ها بتوانند اين احساس را از بين ببرند.
مي توان به صورت مداوم و حتي روزانه براي كارمندان گزارشاتي داد كه آنها را از فعاليت هايي كه در شركت انجام مي شود مطلع كند. اين كار به خصوص براي كارمندان خيلي مهم است كه به آنها نشان داده شده آنها چقدر در پيشرفت شركت نقش مهمي دارند و از آينده شركت اطمينان پيدا كنند.
گروه انفورماتيك- محمدتقي رسولي: در كنفرانسي كه اخيراً برگزار شد يكي از حضار شروع به صحبت درباره خدماتي از قبيل كنترل از راه دور كرد. مدير اين شركت به دنبال راهي براي كاهش هزينه هاي شركت بود، به همين دليل يك برنامه پست الكترونيكي جامع طراحي كرده و تعدادي رايانه دستي (نوت بوك) براي سرويس هاي خدماتي شركت خريداري و آنها را به تمام دفاتر نمايندگي اجاره داده بود تا گزارش كارهاي خود را با پست الكترونيك ارسال نمايند. نتيجه اين كار فاجعه بود چون به طور قابل توجهي افت فروش و سقوط قيمت ها و از آن بدتر نااميدي در بين كارمندان به حد اعلا رسيده بود.
مدير اين شركت روي اين تصور غلط و پيش پا افتاده كار مي كرد و مصمم بود كه براي فراهم كردن يك فعاليت مجازي بايد تمام ابزار و آلات الكترونيكي را به كار گرفت. در واقع اساس فكر او دور از واقعيت نبود. اين موضوع باعث شد مقاله اي در زمينه شركت هاي مجازي و مديريت مجازي عرضه كنيم.
اصطلاحاً به شركت هايي كه بسياري از امور و از جمله مديريت آنها به دلايل مختلف به صورت غيرحضوري و از راه دور انجام مي شود شركت هاي مجازي گفته مي شود.كنترل مجازي امور مجموعه اي از رقابت هاي تخصصي مديريتي است و تمام مديران بايد آن قدر كار كشته و با تجربه باشند كه بتوانند مشكلات را شناسايي و بر آنها غلبه كنند.
تجارت و دادوستد به طور غريزي فعاليت زيادي را طلب مي كند. ما در يك مدت كوتاه نمي توانيم ابزاري پيدا كنيم كه جايگزين قدرت ارتباط و پاسخگوي مشتريان به طور حضوري باشد. هر زمان كه ابزار و آلات الكترونيكي جايگزين فعاليت هاي فيزيكي روزمره شده است، به طور حتم همكاري و مشاركت روزانه كارمندان از دست رفته و احتمال ضرر و زيان و وجود مخالفان زيادي با اين اهداف شركت ها به وجود آمده است.
يكي از امتيازها و جذابيت هاي كنترل مجازي امور اين است كه كارمندان با فعاليت هاي خود و همچنين براي سوددهي بيشتر و بارور كردن محصولات به عهد و پيماني كه با سازمان مربوطه مي بندند عمل مي كنند زيرا همواره احتمال كنترل نامحسوس توسط مافوق را مي دهند. اين امر بارها و بارها طي آمارگيري ها به ثبت رسيده است. به هر حال با توجه به اين تجربيات به نظر مي رسد كه اگر مديران مربوطه گوش به زنگ مشكلاتي كه در كمين هستند نباشند در درازمدت با كاهش دادوستدهاي خصوصي و غيرتشريفاتي و فضاي نامناسب كاري بين كارمندان و مديران آن فاصله چشمگيري به وجود خواهد آمد.
مراحلي وجود دارد كه مديران مي توانند از ابتدا از بروز اين مشكلات جلوگيري كنند. هرساله در جهان بر ارزيابي اين امر كه آيا اداره امور از راه دور و به صورت مجازي هنوز مفيد مي باشد يا نه و همچنين مزيت استقرار كارمندان و ديگر امتيازهاي ارتباط نزديك با مشتريان و در ارتباط نبودن با مراكز فني اطلاع رساني و به علاوه ضرر و زيان وارده و ميزان فعاليت هاي داخلي بررسي هاي زيادي صورت مي گيرد. با اين تكنولوژي صنعت جهان نسبت به راه و روش سنتي كه وجود داشت رشد و پيشرفت قابل توجهي خواهد داشت.
عواملي كه مديران براي يك فعاليت مجازي احتياج دارند:
۱- آموزش: بايد مطمئن شويم كه حداقل مديران رده بالا قسمتي از وقت خود را به فعاليت هاي مجازي مي پردازند. به طور كلي هيچ چيز يا هيچ كس را نمي توان جايگزين مديري كرد كه كنترل قسمت هاي حساس شركت را برعهده دارد . تنها يك شركت مجازي است كه بايد به طور مجازي مديريت شود. اگر يك مدير در دفتر خودش و بدون هيچ تماس و هيچ كنترلي بر فعاليت هاي شركت باشد، به طور حتم مي توان ورشكستگي آن شركت را تضمين كرد. به اين معني كه شما از مسايلي كه در شركت مي گذرد هيچ اطلاعي نداريد و حتي نمي توانيد اهميت موضوعات را به كارمندان انتقال دهيد.
به طور مثال در اين فعاليت مجازي ما ياد مي گيريم كه چه طور از رايانه استفاده كنيم. در فعاليت مجازي امور از سرعت بالايي برخوردار مي باشد و يك مدير بايد خودش را در يك فرهنگ و موقعيت مجازي آموزش دهد، كه هر وقت مشكلي رخ مي دهد توانايي حل آن را داشته باشد. نرم افزارهاي خيلي كامل و مفيدي وجود دارند كه علاوه بر كنترل مجازي آموزش هاي خوبي نيز به مديران مي دهند و مهارت هاي رايانه اي آنان را بالا مي برند.
۲- بازديد مكرر از دفاتر شركت از راه دور: فعاليت حضوري مديران و كارمندان در دفاتر در واقع سود چنداني براي جلب مشتري ندارد بلكه فقط در تقويت روابط مديران و كارمندان سودمند مي باشد. با اين حال بسياري از شركت ها هنوز اعتقاد دارند كه مديريت مي بايست هر روزه و حضوري باشد.
در بسياري از شركت هاي معتبر جهان مديران رده بالا هر شش هفته يا هشت هفته يك بار ملاقات حضوري دارند و به بررسي مسايل مربوطه و ترسيم آماري و استراتژي كار مي پردازند. در هر جلسه مديران با كارمنداني كه در ديگر دفاتر مي باشند همفكري كرده و حتي جلسات پرسش و پاسخ دارند و به هر كسي كه هر انتظاري از شركت و فعاليت هاي شركت چه به طور شفاهي يا چه به طور كتبي دارد اجازه مي دهند كه سؤالات خود را مطرح كند.
۳- اطمينان از وجود امكانات: مديران بايد مطمئن شوند كه كارمندان فضاي كار مناسب و امكان ارتقاء و سوددهي بيشتر را دارند. بنابر تجربيات يكي از دلايل اصلي كه باعث تنزل بازدهي در سازمان هايي كه به صورت مجازي كنترل مي شوند نامناسب بودن فضاي كار مي باشد. فضاي كار عملي بسيار مهم تر از امكاناتي است كه شركت در اختيار كارمندان مي گذارد. حداقل يك اتاق كار مجزا و حتي يك خط تلفن و كامپيوتر براي پست الكترونيكي و فاكس در شرايط امروزه براي هر كارمند ايده آل بوده و او را بسيار دلگرم مي نمايد.
ولي تجارت يك مسابقه دو ماراتن مي باشد نه يك مسابقه دو سرعت .در نتيجه كارمندان، در اين زمان به يك كارگر ضعيف تبديل مي شوند كه كاهش فعاليت و ركود سودمندي خواهد داشت.
يكي از مهم ترين وظايف يك مدير اين است كه: كارمندان به اندازه كافي وقت استراحت و فضاي كار مناسب داشته باشند. مدير نبايد نگران كارمنداني باشد كه كم كاري مي كنند بلكه بايد نگران آنهايي باشد كه تا حد مرگ كار مي كنند. تمامي مديران بايد اهميت دفتر كار و خط تلفن و... را به كارمندان خود توضيح بدهند و اين مسأله را به آنها تفهيم كنند و در واقع اين امكانات شخصيت خاص و آرامش خوبي را در محيط كار به كارمندان مي دهد.
۴- ايجاد همدلي: كمك كنيم كه اتحاد بين كارمندان بيشتر شود چه آنهايي كه در دفتر مركزي هستند و چه آنهايي كه در خارج از دفتر مركزي هستند لازم است، كارمندان چه آنهايي كه در دفتر مركزي هستند و چه آنهايي كه در خارج از دفتر مركزي هستند زماني را با همكاران خود صرف كنند.
اين ملاقات هاي حضوري (رودررو) چه به طور منظم و يا به طور ساليانه فرصتي براي پيشرفت و ترقي در كارها مي باشد. وقتي كه يك مدير دستور كار و برنامه كاري را تنظيم مي كند بايد اين فرصت را به كارهاي اجتماعي بيشتر تخصيص بدهد. من معتقدم ارتباط دوستانه، شخصي بين كارمندان و يك احساس متعلق بودن به شركت اگر در آنها تقويت بشود يك نتيجه مؤثر و عالي خواهد داشت.
۵- پيدا كردن راه هايي براي جبران ضرر و زيان ملاقات حضوري: وقتي شما به يك سازمان مجازي تبديل مي شويد كارمندان شما حالات و رفتارهايي كه در شركت ها از قبيل فعل و انفعالاتي كه كارمندان در راهروي سازمان يا آسانسور يا در كنار آبخوري انجام مي دهند و باعث دلگرمي آنها و پيشرفت كار مي شود را از دست مي دهيد، راه هاي زيادي وجود دارد كه يك شركت مجازي مي تواند اين كمبودها را جبران كند. يكي از روش ها تشويق كارمندان به استفاده از پست الكترونيكي يا مكالمه تلفني و در حالت بهتر تماس تصويري مي باشد تا از حالات همديگر با خبر باشند.
يكي از روش هايي كه در شركت هاي بزرگ استفاده مي شود گماشتن يك نفر براي كمك به كارمندان است كه بدانند چه موقع حضوري يا چه موقع تلفني يا حتي چه موقع به صورت تصويري با هم در ارتباط باشند حتي وقتي كه به مشكل بزرگي برخورد مي كنند. اگر كارمندان قسمت عمده وظايفشان را از طريق پست الكترونيكي انجام مي دهند يك مشكل كوچك به يك مشكل بزرگ و وخيم تبديل مي شود. آموزش حل مشكلات از راه دور يكي از مسايل اساسي و مهم كنترل امور از راه دور مي باشد.
پيشنهاد من ايجاد يك شبكه گفت وگوي دوستانه در اينترنت است كه كارمندان در اوقات فراغت استراحت با هم در ارتباط باشند و با هم گپ بزنند.
۶- ايجاد حس اطمينان: از بين بردن احساسي كه بين كارمندان مي باشد مبني بر اين كه آنها برنامه هاي تجاري كه از قبل تهيه شده را از دست داده اند. از نظر روانشناسي يك مشكلي كه براي كارمندان وجود دارد، اين است كه آنها احساس مي كنند آنها بايد جاي ديگر فعاليت كنند، راه هاي زيادي وجود دارد كه مديران شركت ها بتوانند اين احساس را از بين ببرند.
مي توان به صورت مداوم و حتي روزانه براي كارمندان گزارشاتي داد كه آنها را از فعاليت هايي كه در شركت انجام مي شود مطلع كند. اين كار به خصوص براي كارمندان خيلي مهم است كه به آنها نشان داده شده آنها چقدر در پيشرفت شركت نقش مهمي دارند و از آينده شركت اطمينان پيدا كنند.